المصادقات والجرد: أدوات أساسية للمراجعة الداخلية الفعّالة
تُعد المراجعة الداخلية حجر الزاوية في أي نظام حوكمة سليم، وتهدف إلى ضمان كفاءة وفعالية العمليات، وحماية الأصول، والتحقق من دقة المعلومات المالية والتشغيلية. ومن بين الأدوات الأساسية التي يعتمد عليها المراجع الداخلي لتحقيق هذه الأهداف، تبرز عمليتا المصادقات والجرد المفاجئ أو الدوري. تُكمل هاتان العمليتان بعضهما البعض لتقديم صورة شاملة وموثوقة عن الوضع الحقيقي للمنظمة.
المصادقات: التحقق الخارجي لضمان الدقة
المصادقات (Confirmations) هي إجراء تدقيقي حيوي يهدف إلى التحقق من صحة واكتمال المعلومات المثبتة في سجلات ودفاتر المنظمة من خلال الحصول على تأكيدات مباشرة من أطراف خارجية مستقلة. ببساطة، يقوم المراجع بإرسال استفسارات أو طلبات تأكيد إلى جهات ثالثة تتعامل مع المنظمة، مثل العملاء، الموردين، البنوك، أو المدينين والدائنين.
كيف تتم المصادقات؟ يُرسل المراجع الداخلي طلبات المصادقة مباشرة إلى الأطراف الخارجية المعنية. هذه الطلبات تكون عادة على شكل رسائل تتضمن بيانات معينة (مثل رصيد حساب عميل في تاريخ معين، أو قيمة رصيد بنكي)، ويُطلب من الطرف الخارجي تأكيد صحة هذه البيانات أو الإبلاغ عن أي اختلافات.
ضوابط مهنية لضمان فعالية المصادقات: لضمان أن تكون المصادقات أداة فعالة وموثوقة، يجب الالتزام بضوابط مهنية صارمة، أبرزها:
- إشراف المراجع: يجب أن تكون عملية إرسال واستلام المصادقات تحت الإشراف الكامل والمباشر للمراجع. هذا يعني أن المراجع هو من يقوم باختيار العينات، وإعداد الرسائل، وإرسالها مباشرة (أو الإشراف على إرسالها)، وتلقي الردود مباشرة من الجهة الخارجية دون أي تدخل من موظفي المنظمة التي تتم مراجعتها. هذا يقلل من مخاطر التلاعب بالردود.
- اختيار العينات: يجب على المراجع اختيار العينات بطريقة منهجية لضمان تمثيلها الكافي لمجموعة البيانات المراد التحقق منها. يمكن أن تكون العينات عشوائية، أو قائمة على المخاطر، أو بناءً على معايير محددة (مثل العملاء ذوي الأرصدة الكبيرة).
المصادقات الإيجابية والسلبية:
- المصادقات الإيجابية: تتطلب من الطرف الخارجي الرد في جميع الأحوال، سواء كانت البيانات صحيحة أو غير صحيحة. تُستخدم عادة للأرصدة الكبيرة أو عندما تكون مخاطر التحريف مرتفعة.
- المصادقات السلبية: تتطلب من الطرف الخارجي الرد فقط في حال وجود اختلاف في البيانات. تُستخدم عادة للأرصدة الصغيرة أو عندما تكون مخاطر التحريف منخفضة.
- متابعة الاستجابات غير الراجعة: في حال عدم تلقي ردود على طلبات المصادقة، يجب على المراجع اتخاذ إجراءات بديلة للتحقق من صحة الأرصدة، مثل فحص الفواتير، أو مستندات الشحن، أو كشوف الحسابات البنكية.
الجرد المفاجئ أو الدوري: التحقق المادي من الأصول
الجرد المفاجئ أو الدوري (Physical Inventory Count) هو إجراء تدقيقي آخر بالغ الأهمية، يهدف إلى التحقق المادي من وجود الأصول وصحة كمياتها مقارنة بالسجلات الدفترية. يُطبق هذا الإجراء بشكل خاص على الأصول المادية مثل النقد في الخزائن والمخزون في المخازن.
أنواع الجرد:
- الجرد المفاجئ (Surprise Inventory Count): يتم هذا النوع من الجرد دون إشعار مسبق للموظفين المعنيين. الهدف الرئيسي منه هو الكشف عن أي اختلاسات محتملة، أو تلاعب في السجلات، أو سوء إدارة للأصول. يُعد الجرد المفاجئ رادعًا قويًا لأي ممارسات غير سليمة.
- الجرد الدوري (Periodic Inventory Count): يُجرى هذا الجرد على فترات زمنية منتظمة ومحددة مسبقًا (مثل شهريًا، ربع سنويًا، أو سنويًا). يهدف إلى تحديث الأرصدة الدفترية ومطابقتها مع الموجود الفعلي، وتحديد أي فروقات (عجز أو زيادة) وتنظيم عملية إدارة المخزون.
أهمية الجرد في المراجعة الداخلية: يُقدم الجرد للمراجع الداخلي تأكيدًا ملموسًا على أن الأصول المسجلة في الدفاتر موجودة بالفعل وبكمياتها الصحيحة. ومن أبرز فوائده:
- كشف الاختلاسات والسرقات: من خلال مقارنة الموجود الفعلي بما هو مسجل، يمكن للمراجع اكتشاف أي نقص غير مبرر في الأصول.
- التحقق من كفاءة الرقابة الداخلية: يُظهر الجرد مدى فعالية أنظمة الرقابة الداخلية المتعلقة بحركة المخزون والنقد. فالفروقات الكبيرة قد تدل على ضعف في هذه الأنظمة.
- ضمان دقة التقارير المالية: تُؤثر صحة المخزون والنقد بشكل مباشر على دقة القوائم المالية، مثل قائمة المركز المالي وقائمة الدخل.
- تحسين إدارة الأصول: يساعد الجرد في تحديد المخزون الراكد أو التالف، مما يُمكن المنظمة من اتخاذ قرارات لتحسين إدارة أصولها.
- ردع الممارسات الخاطئة: مجرد علم الموظفين بإمكانية إجراء جرد مفاجئ يدفعهم إلى الالتزام بالإجراءات الصحيحة والحفاظ على الأصول.
في الختام، تُشكل المصادقات والجرد المفاجئ أو الدوري ركيزتين أساسيتين في عمل المراجع الداخلي. فبينما توفر المصادقات تأكيدًا خارجيًا للبيانات، يُقدم الجرد دليلًا ماديًا مباشرًا على وجود وسلامة الأصول. الجمع بين هاتين الأداتين يضمن مستوى عالٍ من التأكيد والشفافية، مما يُعزز من فعالية نظام الرقابة الداخلية ويساهم في تحقيق أهداف المنظمة.