تتميز الاتصالات ذات الكفاءة العالية بالخصائص التالية:
1- السرعة:
إن مدى السرعة أو البطء في نقل المعلومات قد يعود إلى الرسالة المستخدمة.
فمثلا عند مقارنة التليفون بالخطاب يتبين أن الأول أسرع بكثير من الثاني.
وهناك بعدا آخر للسرعة وهو وصول المعلومات في الوقت المناسب حيث تفقد المعلومات قيمتها إن لم تصل في الوقت المناسب.
2- الارتداد:
تسهل وسائل الاتصال الشفهية من إمكانية الحصول على معلومات مرتدة تساعد على رد الفعل السليم وإتمام عملية الاتصال بنجاح.
أما الوسائل المكتوبة والمذكرات و التقارير فهي بطيئة وغير فعالة في تقديم معلومات مرتدة إلى أطراف الاتصال.
3- التسجيل:
يمكن لبعض وسائل الاتصال أن تحفظ سجلات وملفات، ويفيد ذلك في إمكانية الرجوع إليها لمتابعة التقدم في الإنجاز.
أما الوسائل الشفوية فيصعب تسجيلها والاحتفاظ الرسمي بها.
4- الكثافة:
تتميز بعض الوسائل بأنها قادرة على تقديم معلومات كثيفة مثل الخطابات والتقارير، الأمر الذي يمكننا من استخدامها في عرض المعلومات المعقدة، والوقائع والخطط، ونتائج المتابعة والرقابة.
وبصفة عامة كلما قدمت وسيلة اتصال معلومات كثيفة كلما كان أفضل.
5- الرسمية:
إذا كان موضوع الاتصال رسميا أي متعارف عليه ومكتوب، أمكن استخدام وسائل اتصال تناسب ذلك.
1- السرعة:
إن مدى السرعة أو البطء في نقل المعلومات قد يعود إلى الرسالة المستخدمة.
فمثلا عند مقارنة التليفون بالخطاب يتبين أن الأول أسرع بكثير من الثاني.
وهناك بعدا آخر للسرعة وهو وصول المعلومات في الوقت المناسب حيث تفقد المعلومات قيمتها إن لم تصل في الوقت المناسب.
2- الارتداد:
تسهل وسائل الاتصال الشفهية من إمكانية الحصول على معلومات مرتدة تساعد على رد الفعل السليم وإتمام عملية الاتصال بنجاح.
أما الوسائل المكتوبة والمذكرات و التقارير فهي بطيئة وغير فعالة في تقديم معلومات مرتدة إلى أطراف الاتصال.
3- التسجيل:
يمكن لبعض وسائل الاتصال أن تحفظ سجلات وملفات، ويفيد ذلك في إمكانية الرجوع إليها لمتابعة التقدم في الإنجاز.
أما الوسائل الشفوية فيصعب تسجيلها والاحتفاظ الرسمي بها.
4- الكثافة:
تتميز بعض الوسائل بأنها قادرة على تقديم معلومات كثيفة مثل الخطابات والتقارير، الأمر الذي يمكننا من استخدامها في عرض المعلومات المعقدة، والوقائع والخطط، ونتائج المتابعة والرقابة.
وبصفة عامة كلما قدمت وسيلة اتصال معلومات كثيفة كلما كان أفضل.
5- الرسمية:
إذا كان موضوع الاتصال رسميا أي متعارف عليه ومكتوب، أمكن استخدام وسائل اتصال تناسب ذلك.
الاتصالات الداخلية بين زملاء العمل و الأقسام قد تحتاج إلى وسائل أقل رسمية مثل المذكرات الداخلية والتليفون.
وهناك اتصالات داخلية قد تحتاج إلى الشكل الرسمي مثل الاجتماعات و اللجان و التقارير.
6- التكلفة:
كلما كانت وسيلة الاتصال غير مكلفة كلما كان أفضل.
وهذه التكلفة تشمل الادوات المكتبية المستخدمة، والطبع، والبريد والتليفون، وأجور العمال المشتركين في الاتصال.
