تتطلب عملية الاتصال أربع عناصر تنظمها وتجعلها تؤدي المغزى من ورائها وهو إيصال المعلومة أو الرسالة إلى المستهدف من طرف المؤسسة واضحة ودقيقة.
1- المرسل هو عبارة فرد أو منظمة لديه فكرة أو معلومات يريد مشاركتها مع الآخرين.
أما في الاتصال التسويقي فإن المرسل قد يكون المؤسسة أو أحد رجال البيع لديها، أو أحد الأفراد المحايدين مثل (شخصيات مرموقة، رياضية، أو فنية...) تستعين بهم المؤسسة لتقديم أفكارها.
1- المرسل هو عبارة فرد أو منظمة لديه فكرة أو معلومات يريد مشاركتها مع الآخرين.
أما في الاتصال التسويقي فإن المرسل قد يكون المؤسسة أو أحد رجال البيع لديها، أو أحد الأفراد المحايدين مثل (شخصيات مرموقة، رياضية، أو فنية...) تستعين بهم المؤسسة لتقديم أفكارها.
أما المستقبل فهو المستهدف بعملية الاتصال وهو في هذه الحالة القطاع السوقي المستهدف بالمعلومات.
2- ولكي تكون عملية الاتصال عملية ناجحة على رجل التسويق أن يواجه ثلاث تحديات أساسية وهي:
- القيام بالاتصال في الوقت المناسب.
- أن يتم الاتصال بالطرق المخطط لها سلفا.
- أن يقوم بتوصيل الرسالة المطلوبة فقط.
3- لكي تتم هذه العملية بنجاح لابد على المرسل أن يحقق أفكاره ويعدها في شكل رمزي (codage) مثل الكلمات، الصور، الإشارات.
وهنا لابد أن نشير إلى أن اختيار تلك الرموز يكون في صورة تجعل المستقبل يفهم الرسالة كما يرغب المرسل و ليس فهما آخر.
;بعد تحديد الشكل الرمزي للرسالة فإنه يتم إرسالها من خلال وسيلة اتصال محددة يمكن من خلالها إيصال الرسالة إلى المستقبل وسيتم التطرق إلى مختلف وسائل الاتصال فيما بعد.
4- عندما تتم عملية استلام المستقبل للرسالة من الوسيلة المستعملة فإنه عادة ما يعطي معاني محددة لهذه الرسالة وهذه العملية يطلق عليها اسم تفسير الرسالة الرمزية (décodage).
وعادة ما تكون هذه العملية أكثر دقة وصحة أي أن المستقبل يفهم الرسالة بالطريقة التي يرغبها المرسل وهذا عندما تكون هناك مجالات خبرة مشتركة بشكل كبير بين المرسل و المستقبل.
فشل بعض الرسائل يعود إلى تباين مجالات الخبرة الخاصة برجال التسويق عن تلك الخاصة بالقطاع المستهدف.
5- عند استقبال الرسالة و إعطائها معنى محدد فإن المستقبل يقوم باستجابة معينة.
وقد تتمثل هذه الاستجابة في صورة القيام بشراء المنتج المعلن عليه، أو قد تتمثل في تغيير المستهلك لاتجاهاته، أو تظهر في بعض الإشارات البدنية كالابتسام، هز الرأس ،أو أي إشارة أخرى.
التغذية العكسية هي ذلك الجزء من الاستجابات الذي يتم قياسه من طرف المرسل.
وتعتبر هامة بالنسبة لرجل التسويق لأنها الشيء الذي يوضح له مدى نجاح جهوده الخاصة بالاتصالات.
المبيعات وحدها لا تفسر نجاح العملية الاتصالية لذلك لا يجب الاعتماد عليها وحدها بل يجب تنمية بعض المعايير والوسائل الأخرى غير عملية البيع ألا وهي الاستفسارات التي تتلقاها الشركة بشأن منتجاتها، أو عدد المستهلكين الذين يقومون بزيارة متاجر التجزئة التي تحمل منتجاتهم.
6- ;تتأثر عملية الاتصال بالتشويش وهي تلك التحريفات والتشويشات غير المخطط لها والخارجة عن سيطرة المرسل.
ومثل هذه التشويشات التي تعيق المستقبل في فهم الرسالة أو استقبالها نجد: قيام الفرد بتناول طعامه أثناء الإعلان يمكن أن يكون مصدرا للضوضاء.
كذلك انغماس القارئ في قراءة مقالة في إحدى المجلات على الصفحة اليسرى بشكل يجعله لا يرى الإعلان على الصفحة اليمنى المقابلة، يعد هذا كذلك نوع من أنواع الضوضاء والتشويش.
