لا يمكن تحقيق الخطة المالية الموضوعة، ما لم توجد سياسات وإجراءات رقابة كفؤة، تعكس طبيعة الفعالية المراد الرقابة على تنفيذها بشكل يكفل وصول المعلومات بسرعة حول حدوث أو ترقب حدوث الانحرافات، من أجل تلافيها وبالتالي ضمان استمرار عمل المشروع بشكل مرضٍ وسليم.
وتتطلب الرقابة درجة من المرونة تمكنها من التكييف للتغييرات التي قد تحصل في الخطط أو في الأداء.
هذا بالإضافة إلى نظام اتصالات كفؤ يعتمد أسلوب التغذية العكسية في مد المستويات الإدارية المختلفة بالمعلومات.
وتتم عملية الرقابة من خلال:
- تحديد المقاييس والمعايير الموضوعية للمقارنة.
- مقارنة الأداء الفعلي بالمقاييس والمعايير الموضوعة.
- تحديد الانحرافات والمسؤولية عنها.
- تصحيح الانحرافات ومتابعة مدى فعالية ذلك.
وتحدث الانحرافات بسبب عدم الدقة في الخطة الموضوعة، أو عدم كفاءة أجهزة التنفيذ، أو في الاثنين معاً.
