يحتفظ المراجع أثناء عمله بسجل يثبت فيه أولاً بأول الاستفسارات والإيضاحات المطلوبة، وكذلك الملاحظات على بعض العمليات التي يحتمل أن تتضمن خطأً أو غشاً أو نحو ذلك وتحتاج إلى مزيد من التيقن.
كما يتضمن هذا السجل المشكلات والمعوقات التي تعترض الأداء، وسبل تذليها.
ويتـم التعامـل مع المعلومـات الواردة في سجل الملاحظات على النحو التالي:
1ـ الاستفسارات:
يتم الاستعلام عنها من المحاسب أو من رئيس الحسابات أو من المدير المالي أو من المدير العام حسب الأحوال.
2ـ ملاحظات الأخطاء:
يتم مناقشتها، وتصوب الأخطاء في الحال، ولا يتطلب الأمر تأجيلها أو عرضها على الإدارة العليا ومن أمثلتها: الأخطاء الحسابية وأخطاء السهو والارتكاب ونحو ذلك.
3ـ ملاحظات الغش:
يجب التيقن منها، وجمع المزيد من المعلومات وأدلة الإثبات القوية عنها، ثم بعد ذلك تعرض على رئيس المجموعة ومدير المكتب لمناقشتها، يلي ذلك عرضها على الإدارة العليا لاتخاذ اللازم بشأنها.
4ـ ملاحظات عن نظم الضبط الداخلي:
إذا وجد المراجع بعض الملاحظات على نظم الضبط الداخلي، فعليه أن يشير إليها ويعرضها على الإدارة العليا، وتقديم التوصيات والإرشادات بشأنها.
وحتى انتهاء عملية المراجعة، يكون معظم الملاحظات الواردة بالسجل قد سويت، واستقر الأمر على بعضها الذي يجب الإشارة إليه في التقرير الذي يعرض على المساهمين.
