تسجل الطلبات يوميا في سجلين، السجل اليومي للطلبات حسب ترتيب إستلامها وسجل المداخيل ويوقيفان كل يوم.
ويخصص لكل طلب رقم وترتيب معين.
ويخصص لكل طلب رقم وترتيب معين.
وتنص المادة 57 من المرسوم 76/63 "تقدم الطلبات بالنسبة لعقار محدد وتستعمل علي ذكر البلدية والقسم ورقم مخطط مسح الأراضي وفضلا عن ذلك لقطع الأراضي رقمها".
كما نصت المادة 58 من نفس المرسوم على "أن الوثائق التي تم إشهارها لا تسلم عنها إلا مستخرجات، إلا إذا طلب الأطراف صراحة نسخا كاملة.
وفيما يخص تسجيلات الرهون أو الإمتيازات فيشار في المستخرجات بالنسبة لكل إجراء:
- تواريخ الإجراء ومراجعه.
- إسم الدائن والمواطن المختار.
- بيان سند الدين.
- الفائدة المشترطة.
- التاريخ الأقصى للإستحقاق.
- المبلغ الكلي المحتفظ به (الأساسي والملحقات المقدرة).
- البيان الفردي للعقارات المنقلة مع الإشارة إلى الطلب.
وبالنسبة للوثائق الأخرى التي تم إشهارها، إن المحافظ يتبع البيانات الموجودة في الطلب وفي حالة عدم وجود البيانات فإنه يقتصر علي تسليم مستخرج عن البطاقة المطابقة الإجراء".
ملاحظة: نشير أنه لا يتم تسليم إلا المعلومات المتوفرة علي مستوى المصلحة المحلية حيث يمكن الحصول علي معلومات أخري من المحافظة العقارية الأم التي تحتوي علي كل المعلومات العقارية فقبل سنة 1962 بالنسبة لولاية سوق أهراس المحافظة الأم هي محافظة قالمة.
أما في ما يخص إجراءات تسليم المعلومات فإنها تكون بطلب يقدمه المعني إلى المحافظة العقارية بعد آخر وثائق الطلب منها وملئها من طرف المعني ويكون هذا الطلب في نسختين تقدم نسخة منه للمعني بعد كتابة المعلومات إن وجدت وتحتفظ المحافظة العقارية بالنسخة الثانية بعد دفع الرسوم الخاصة بهذه العملية.
