تقوم إدارة المخازن بإخطار جميع الموردين بساعات العمل الرسمية حتى لا تصل الشحنات في المواعيد غير المناسبة, ولتقديم التسهيلات للموردين عند استلام هده الشحنات.
عندما ترسل إدارة المشتريات بعض أوامر الشراء إلى الموردين يجب أن تخبر مسؤول المخازن بهده الطلبيات بإرسال نسخ من أوامر الشراء حتى يتمكن من معرفة البضاعة المشتراة و وقت تسليمها حسبا للاتفاق.
- أما المورد فعندما يجد أن البضاعة المطلوبة جاهزة للشحن فإنه يرسل إخطار إلى الشركة يتضمن توصيف البضاعة المرسلة, الكمية, طريقة النقل و الشحن. ويفيد هدا الإخطار في إعداد المساحات الكافية لاستقبال هده الكميات, و لا يستعمل في حالة الشحنات البسيطة و المتكررة.
- عند الاستلام الفعلي للبضاعة يقدم متعهد النقل قسيمة التعبئة.
ثم يقوم عمال المخزن بالتأكد من الكمية بملء قسيمة استلام المستودع (المخزن).
ثم يقوم مقارنة القائمتين إضافة إلى مقارنتها مع أمر الشراء.
يستحسن أن تفحص البضاعة الواردة بمجرد ورودها إلى المخازن، ولكن يصعب في بعض الأحيان فحص هده البضاعة وقت وصولها.
وفي حالة الشحنات الصغيرة الكمية المتكررة إد لا يكفي عدد العمال اللازمين للاستلام والمراجعة والفحص مباشرة أعمالهم بمجرد وصول هده الشحنات، فيوقع مسؤول المخازن على الاستلام الفعلي للشحنة دون فحص.
عند اكتشاف وجود كميات أقل أو في حالات الكسر أو التلف لبعض الوحدات أثناء الطريق يجب إخطار الناقل ويثبت مسؤول المخازن ما حدث بالتفصيل في محضر الاستلام من تلف أو تحطيم أو كسر أو نقص وحدات.
عندما ترسل إدارة المشتريات بعض أوامر الشراء إلى الموردين يجب أن تخبر مسؤول المخازن بهده الطلبيات بإرسال نسخ من أوامر الشراء حتى يتمكن من معرفة البضاعة المشتراة و وقت تسليمها حسبا للاتفاق.
- أما المورد فعندما يجد أن البضاعة المطلوبة جاهزة للشحن فإنه يرسل إخطار إلى الشركة يتضمن توصيف البضاعة المرسلة, الكمية, طريقة النقل و الشحن. ويفيد هدا الإخطار في إعداد المساحات الكافية لاستقبال هده الكميات, و لا يستعمل في حالة الشحنات البسيطة و المتكررة.
- عند الاستلام الفعلي للبضاعة يقدم متعهد النقل قسيمة التعبئة.
ثم يقوم عمال المخزن بالتأكد من الكمية بملء قسيمة استلام المستودع (المخزن).
ثم يقوم مقارنة القائمتين إضافة إلى مقارنتها مع أمر الشراء.
قسيمة
|
تعبئة
|
الشاحن
|
قسيمة
|
استلام
|
المخزن
|
|
وحدات التخزين
|
الوحدة
|
الكمية
|
وحدات التخزين
|
الوحدة
|
الكمية
|
|
أ
|
صندوق
|
100
|
أ
|
صندوق
|
100
|
|
ب
|
"
|
40
|
ب
|
"
|
40
|
|
جـ
|
"
|
50
|
جـ
|
"
|
50
|
يستحسن أن تفحص البضاعة الواردة بمجرد ورودها إلى المخازن، ولكن يصعب في بعض الأحيان فحص هده البضاعة وقت وصولها.
وفي حالة الشحنات الصغيرة الكمية المتكررة إد لا يكفي عدد العمال اللازمين للاستلام والمراجعة والفحص مباشرة أعمالهم بمجرد وصول هده الشحنات، فيوقع مسؤول المخازن على الاستلام الفعلي للشحنة دون فحص.
عند اكتشاف وجود كميات أقل أو في حالات الكسر أو التلف لبعض الوحدات أثناء الطريق يجب إخطار الناقل ويثبت مسؤول المخازن ما حدث بالتفصيل في محضر الاستلام من تلف أو تحطيم أو كسر أو نقص وحدات.
التسميات
تسيير إداري