* أن يكون تأخر المبتعث ناجما عن ظروف خارجة عن إرادته.
* أن يكون التمديد لمواصلة الدراسة في مجال تخصصه.
* يتقدم المبتعث بخطاب إلى الملحق الثقافي ببلد الابتعاث قبل نهاية البعثة بمدة لا تقل عن أربعة أشهر، يوضح فيه أسباب طلب التمديد ومدته.
* يرفق تقرير دراسي حديث من المشرف الدراسي على المبتعث بالجامعة التي يدرس بها يوصي فيه بتمديد البعثة وأسباب التأخير.
* يرسل الملحق الثقافي طلب التمديد وجميع المرفقات بخطاب إلى الجامعة على أن يتضمن الخطاب رأي الملحق في طلب المبتعث.
* يحال خطاب الملحق الثقافي بمرفقاته إلى الكلية أو الجهة المعنية للدراسة.
* يعرض الموضوع على مجلس القسم (للمعيدين والمحاضرين).
* يعرض الموضوع على مجلس الكلية (للمعيدين والمحاضرين).
* توصيـة رئيس الجهة التابع لها المبتعث (للمبتعثين من غير المحاضرين والمعيدين).
* يعرض الموضوع على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
* يعرض الموضوع على مجلس الجامعة.
* يصدر القرار التنفيذي.
* يُبلغ الملحق الثقافي بصورة القرار الذي بدوره يزود المبتعث والجامعة التي يدرس بها بالقرار.